La resposta a aquesta qüestió queda establerta en l'article 5 del projecte d'ordre per la qual es regulen els requisits funcionals i tècnics del registre comptable de factures.
Les factures remeses pel registre administratiu les ha de registrar l'oficina comptable en el registre comptable de factures, i ha d’assignar a cada una un codi d'identificació d'aquesta factura en el registre comptable esmentat, que s'ha d’adjuntar en la seva tramitació.
En el cas de les factures electròniques, la informació objecte de registre que ha de remetre o posar a disposició el corresponent Punt general d'entrada de factures electròniques per cada factura és la mateixa factura electrònica, el número d’assentament registral assignat en el registre associat al dit Punt, i la data i l’hora d'aquest assentament registral.
En el cas de les factures en paper, l'oficina comptable ha de generar un apunt en el registre comptable de factures, per cada factura rebuda, i capturar per cada factura almenys la informació següent:
- Data d'expedició de la factura.
- Data de presentació de la factura en el registre administratiu.
- Número d'identificació fiscal o número d'identificació equivalent de l'expedidor de la factura.
- Nom i cognoms, raó o denominació social completa de l'obligat a expedir factura.
- Número de factura i, si escau, sèrie.
- Import de l'operació, inclòs IVA (o impost equivalent).
- Unitat monetària en què està expressat l'import, d'acord amb la codificació ISO 4217 Alpha-3.
- I codi de l'òrgan competent, unitat tramitadora i oficina comptable indicats en la factura, d'acord amb el directori DIR3 d'unitats administratives gestionat per la Secretaria d'Estat d'Administracions Públiques.
Així mateix es pot associar una còpia digitalitzada de la factura en paper.
Les factures, tant electròniques com en paper, rebudes en el registre comptable de factures, abans de la seva distribució als corresponents òrgans competents per a la seva tramitació, són objecte de validació per part de l'oficina comptable. Si hi detecta dades incorrectes o que n’impedeixen la distribució a aquests òrgans competents, o que les factures no li corresponen a ella, les rebutja, i les torna al registre administratiu de procedència amb expressió de la causa d'aquest rebuig, i n’ha de quedar constància en el mateix registre comptable de factures.