En la disposició addicional primera del projecte d'ordre per la qual es regulen els requisits funcionals i tècnics del registre comptable de factures s'estableixen les particularitats del registre comptable de factures de l'Administració General de l'Estat i dels seus organismes i entitats en els termes següents:
- 1. El registre comptable de factures de l'Administració General de l'Estat i el corresponent a cadascuna de les seves entitats públiques estatals de naturalesa administrativa que pertanyen a l'àmbit d'aplicació del projecte de llei d'impuls de la factura electrònica i creació del registre comptable de factures en el sector públic s'ha d’ajustar a les condicions i els requisits funcionals i tècnics que estableix aquesta Ordre amb les particularitats següents:
- a) La Intervenció General de l'Administració de l'Estat és l'òrgan competent per a:
- 1r La gestió, l’administració i el manteniment del registre comptable de factures de l'Administració General de l'Estat.
- 2n La definició de les especificacions del sistema.
- 3r La determinació de les condicions tècniques normalitzades de les interfícies del registre comptable de factures amb els sistemes de gestió economicopressupostària de les unitats tramitadores implicades en la tramitació de les factures electròniques.
- b) La gestió, administració i manteniment del registre comptable de factures de cadascuna de les entitats públiques estatals de naturalesa administrativa correspon al centre directiu o òrgan gestor de la comptabilitat de l'entitat.
- c) La gestió i l’actualització del catàleg d'òrgans gestors i unitats tramitadores, i del responsable de fitxer i usuari administrador de cada unitat tramitadora, en el mateix sistema d'informació comptable, les ha d’efectuar la corresponent oficina comptable.
- d) Les unitats tramitadores i els òrgans de control han d’establir en els seus respectius sistemes de gestió, si cal, la correspondència entre les codificacions establertes per als òrgans gestors i unitats tramitadores en l’RCF, basada en el directori DIR3 d'unitats administratives de la Secretaria d'Estat d'Administracions Públiques, i les utilitzades en els seus respectius sistemes.
- e) La gestió dels usuaris de les unitats tramitadores amb accés permès al corresponent RCF, i dels corresponents perfils d'accés, correspon a l'usuari administrador designat per cada unitat tramitadora. Així mateix aquest usuari administrador ha de gestionar en el mateix sistema d'informació comptable l'assignació d'òrgans gestors a què donarà servei a aquests efectes.
- f) Quan l'acreditació d'accés al sistema per part d'un usuari o d'un sistema de gestió dels òrgans gestors i de les seves unitats tramitadores requereixi un certificat electrònic reconegut, ha d'estar expedit per un prestador de serveis de certificació que figuri en la llista de serveis de confiança (TSL) publicada pel Ministeri d'Indústria, Energia i Turisme, i ha d’estar assumit per la plataforma de verificació de certificats, de la Secretaria d'Estat d'Administracions Públiques, prevista en l'article 21.3 de la Llei 11/2007, d'accés electrònic dels ciutadans als serveis públics.
- g) Quan es produeixin canvis estructurals o reorganitzacions administratives que provoquin canvis en les codificacions de les oficines comptables, òrgans gestors i unitats tramitadores, cal atenir-se al que estableixi a aquest efecte la Intervenció General de l'Administració de l'Estat.
- 2. Anotació en el registre comptable de factures de la seva conformitat o disconformitat i devolució per part de l'òrgan gestor.
- a) Quan escaigui la conformitat amb la factura, la unitat tramitadora ha d’anotar en l’RCF, pels mitjans electrònics que a aquest efecte habiliti l'oficina comptable, la conformitat amb la factura com a conseqüència del reconeixement de l'obligació a què correspon aquesta factura, i ha de deixar constància de la data en què s'ha produït aquesta conformitat.
- b) Així mateix, quan la conformitat no sigui procedent, la unitat tramitadora ha d’anotar en l’RCF, pels mitjans electrònics que a aquest efecte habiliti l'oficina comptable, la disconformitat amb la factura i la seva devolució a través de l'oficina comptable, i ha de deixar constància de la data en què s'ha produït aquesta disconformitat.
- 3. Anotació en el registre comptable de factures en relació amb el reconeixement de l'obligació i el pagament d’aquestes.
- a) Per a les factures de pagament directe a què s'hagi prestat la corresponent conformitat, s’ha de deixar constància en el mateix RCF, preferentment de manera automàtica, del número d'operació comptable que s'hagi registrat en el respectiu sistema d'informació comptable com a conseqüència de l'obligació reconeguda, i de les dates d'aquesta obligació i del pagament posterior. A aquest efecte, tant l'operació d'obligació reconeguda com la del pagament material han d’identificar la factura o les factures associades mitjançant els corresponents codis d’RCF.
- b) Quan les factures es tramitin com a bestretes de caixa fixa o pagaments a justificar, la unitat tramitadora ha d’anotar en el mateix RCF, per a cada factura, i pels mitjans electrònics que s'habilitin, si escau el nombre de lliurament de pagaments que s’han de justificar i la data de pagament de la factura.
- 4. Acollint-se a la possibilitat d'exclusió reglamentària prevista en el projecte de llei d'impuls de la factura electrònica i creació del registre comptable de factures en el sector públic, s'exclouen de l'obligació d'anotació en el registre comptable de factures de l'Administració General de l'Estat i de les entitats, ens i organismes vinculats o dependents:
- a) les factures en paper l’import de les quals sigui de fins a 5.000 euros.
- b) les factures, electròniques i en paper, emeses pels proveïdors als serveis a l'exterior de l'Administració General de l'Estat fins que s'hagi consolidat l'ús de la factura electrònica i es disposi dels mitjans i sistemes apropiats per a la seva recepció en aquests serveis.