Registro Contable de Facturas
Punto General de entrada de facturas electrónicas de la AGE (FACe)
Registro administrativo.
Tramitación de facturas
Registro Contable de Facturas
¿Cómo funciona?
Las facturas serán presentadas en un registro administrativo que las remitirá a la oficina contable para su anotación en el registro contable de facturas, en el caso de facturas electrónicas a través del punto general de entrada de facturas electrónicas de la AGE produciendo un asiento en el registro electrónico común. La oficina contable anotará en el registro contable de facturas todas las facturas, tanto en papel como electrónicas, con las exclusiones previstas en la ley y en la orden de desarrollo. Como consecuencia de esta anotación se generará un código de identificación de la factura en el registro contable de facturas que deberá acompañar a la factura en su tramitación.
Las facturas anotadas en el registro contable de facturas y validadas por la oficina contable serán distribuidas a las unidades tramitadoras que correspondan para tramitar, si procede, el procedimiento de conformidad con la entrega del bien o la prestación del servicio realizada por quien expidió la factura y proceder al resto de actuaciones relativas al expediente de reconocimiento de la obligación.
Las unidades tramitadoras de los expedientes en que deban integrarse las facturas indicarán o comunicarán al registro contable de facturas su conformidad o disconformidad con la factura, procediendo en el primer caso a la emisión del reconocimiento de la obligación y en el segundo caso a su devolución a través de la oficina contable.
El registro contable de facturas asimismo facilitará a las oficinas contables la realización de requerimientos periódicos respecto a aquellas facturas pendientes de reconocimiento de obligación.
¿Quién tiene acceso al RCF?
Las oficinas contables, a efectos de la anotación de las facturas en el registro contable de facturas, y de la gestión de requerimientos dirigidos a las unidades tramitadoras.
Las unidades tramitadoras, a efectos de la comunicación de la conformidad o disconformidad con la factura, y para el seguimiento de los requerimientos.
¿Cómo es el módulo RCF de SIC?
Forma parte de SIC'3. Son prestaciones adicionales que se han incorporado a SIC'3.
¿Que campos necesita?
La respuesta a esta cuestión queda establecida en el artículo 5 del proyecto de Orden por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas.
Las facturas remitidas por el registro administrativo serán registradas por la oficina contable en el registro contable de facturas, asignando a cada una un código de identificación de dicha factura en el citado registro contable, que la acompañará en su tramitación.
En el caso de las facturas electrónicas
la información objeto de registro que debe ser remitida o puesta a disposición por el correspondiente Punto general de entrada de facturas electrónicas por cada factura será la propia factura electrónica, el número de asiento registral asignado en el registro asociado al mencionado Punto, y la fecha y hora de dicho asiento registral.
En el caso de las facturas en papel, la oficina contable generará un apunte en el registro contable de facturas, por cada factura recibida, capturando por cada factura al menos la siguiente información:
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Fecha de expedición de la factura.
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Fecha de presentación de la factura en el registro administrativo.
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Número de Identificación Fiscal o número de identificación equivalente del expedidor de la factura.
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Nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir factura.
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Número de factura y, en su caso, serie.
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Importe de la operación, incluido IVA (o impuesto equivalente).
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Unidad monetaria en la que está expresado el importe, de acuerdo con la codificación ISO 4217 Alpha-3.
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Y código de órgano competente, unidad tramitadora y oficina contable indicados en la factura, de acuerdo con el directorio DIR3 de unidades administrativas gestionado por la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas.
Asimismo podrá asociarse una copia digitalizada de la factura en papel.
Las facturas, tanto electrónicas como en papel, recibidas en el registro contable de facturas, antes de su distribución a los correspondientes órganos competentes para su tramitación, serán objeto de validación por la oficina contable. Si detectara datos incorrectos o que impidieran su distribución a dichos órganos competentes, o que las facturas no le corresponden a ella, las rechazará, devolviéndolas al registro administrativo de procedencia con expresión de la causa de dicho rechazo, quedando constancia en el propio registro contable de facturas.
¿Accesos a la Intervención Delegada?
De acuerdo con el art. 12de la ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, publicada en el BOE el 28 de diciembre de 2013: la IGAE tendrá acceso a la documentación justificativa, a la información que conste en el registro contable de facturas, y a la contabilidad en cualquier momento.
¿Accesos a la AEAT?
La AEAT no tendrá acceso al registro contable de facturas. Ahora bien, de acuerdo con el art. 13de la ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, publicada en el BOE el 28 de diciembre de 2013: Los registros contables de facturas remitirán a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, por vía telemática, aquella información sobre las facturas recibidas, para asegurar el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de facturación cuyo control le corresponda.
¿Cómo se graba la fecha de entrada en el RCF?
En las facturas que lleguen en soporte en papel habrá que capturar la fecha de entrada en el registro, así como el resto de datos obligatorios de forma manual.
En el caso de las facturas electrónicas la fecha de entrada en el registro, así como el resto de datos se realizará de forma automática.
¿Cómo se graba la conformidad/disconformidad y la fecha de conformidad en el RCF?
La unidad tramitadora anotará la conformidad o disconformidad y la fecha correspondiente, bien directamente sobre el registro contable de facturas de SIC'3 si no tiene otros medios, o sobre SOROLLLA2 que comunicará automáticamente esa información al registro contable de facturas de SIC'3.
¿Cuándo se graba de la fecha de reconocimiento de la obligación en el RCF?
La anotación de la fecha de reconocimiento de la obligación en el registro contable de facturas de SIC'3 se producirá de forma automática en el momento del registro contable de la obligación reconocida, para lo cual es indispensable que el documento contable contenga los códigos de identificación de las facturas asignados por el registro contable de facturas.
¿Cuándo se graba la fecha de pago en el RCF de SIC'3?
La anotación de la fecha de pago en el registro contable de facturas de SIC'3 se producirá de forma automática en el momento del pago material.
Integración del RCF de SIC'3 con SOROLLA2
SOROLLA2 y el RCF de SIC'3 están integrados para la descarga automática de las facturas electrónicas recibidas y validadas en el registro contable de facturas que correspondan a la unidad tramitadora, y para la anotación de la conformidad o disconformidad, tanto de las electrónicas como las de papel, a través de SOROLLA2.
Integración del RCF con SIC'3
El registro contable de facturas es una parte de SIC'3. Por tanto todas las operaciones contables de obligación reconocida y de pago quedan automáticamente reflejadas en el registro contable de facturas.
Nuevos datos a incorporar en las facturas para su registro en el RCF de SIC'3
De acuerdo con la disposición adicional trigésima tercera del TRLCSP, introducida por la disposición final séptima de la ley 11/2013, de 26 de julio, de medidas de apoyo al emprendedor y de estímulo del crecimiento y de la creación de empleo "en los pliegos de cláusulas administrativas para la preparación de los contratos que se aprueben a partir de la entrada en vigor de la presente disposición, se incluirá la identificación del órgano administrativo con competencias en materia de contabilidad pública, así como la identificación del órgano de contratación y del destinatario, que deberán constar en la factura correspondiente".
Esto es si cabe más importante en el caso de la factura electrónica en la que dichas unidades tienen que quedar identificadas mediante el correspondiente código DIR3 del directorio de unidades administrativas.
Punto General de entrada de facturas electrónicas de la AGE (FACe)
Registro administrativo.
Tramitación de facturas
Integración del RCF de SIC'3 con FACe
El registro contable de facturas recibirá automáticamente las facturas electrónicas desde FACe, sin perjuicio de su validación posterior por la oficina contable.
Actuaciones de las unidades tramitadoras en FACe
Cada unidad tramitadora que esté preparada para la recepción de facturas electrónicas debe ocuparse de que la propia unidad tramitadora y los órganos gestores a los que da servicio estén dados de alta en el directorio DIR3 de unidades administrativas, además de la oficina contable que corresponda.
Aunque no estará disponible a primeros de enero, se pretende que FACe asuma la información sobre los órganos gestores y unidades tramitadoras preparados para la recepción de facturas electrónicas, mediante sincronización automática a partir de las tablas que se gestionen directamente en SIC'3.
No obstante este proceso de sincronización automática no estará disponible a principios de enero por lo que si el organismo lo desea debería ocuparse de tener dados de alta en el directorio DIR3 de unidades administrativas.
¿Se encuentra totalmente desarrollada la integración FACe- Sorolla2-RCF?
A lo largo del mes de enero va estar disponible esta interrelación FACe-Registro contable de SIC'3- SOROLLA2, posiblemente con alguna limitación como la indicada de la sincronización de unidades del registro contable de facturas con FACe.
Se advierte no obstante de que SOROLLA2 no se interrelaciona directamente con FACe, sino siempre a través del registro contable de facturas de SIC'3.